Digitalisera pappersfakturor

Det tar mycket tid att hantera fakturor, det vet alla som har ett företag med många kunder. Alla uppgifter ska registreras och ingen information får fattas eller vara fel inmatad. Då man hanterar fakturor manuellt är tyvärr risken för att små fel ska uppstå stor och då kan det kan ställa till problem när man vill hitta en viss faktura senare. Men fakturahantering behöver faktiskt inte vara så svårt. Genom att använda sig av en speciell teknik som kallas för OCR kan arbetet göras felfritt och snabbt. Allt fler företag som hanterar mycket fakturor i Sverige har upptäckt denna teknik och använder sig aktivt av den för att göra sitt arbete mer effektivt.

OCR

OCR är en förkortning av Optical Character Recognition och kan översättas till svenska som optisk teckenigenkänning. Tekniken är mycket enkel och går ut på att digitalisera traditionella pappersfakturor. Själva processen kan delas in i tre skeden. I det första skedet skannas fakturan till en digital bild som innehåller all information från fakturan. Efter detta tolkas den digitala bilden och omvandlas till information som lagras i företagets datasystem. Allt detta sköts automatiskt, vilket minimaliserar risken för inmatningsfel som annars kan förekomma.

Skulle det fattas någon information eller om fakturan har skadats kan det även krävas verifiering, som i så fall sköts manuellt. Att digitalisera pappersfakturor med OCR går på nolltid och sparar mycket tid för företaget. Det behövs inte längre en stor personalstyrka för att manuellt registrera uppgifterna utan man får istället mer tid och arbetskraft över till att sköta andra arbetsuppgifter. När all information finns sparad elektroniskt är det även lättare att ta fram någon viss faktura och kontrollera den vid ett senare skede. OCR fungerar alltså oerhört bra då man vill effektivisera företaget och öka dess produktivitet.

OCR är helt enkelt rätt väg för miljön, då miljontals träd inte skulle behövas till papper. E-fakturor sker elektroniskt, är billigare, pålitligare och flera miljontals procent gånger snabbare. Det tokiga är att vi har denna teknologi, men ändå så är pappersfakturor en väldigt stor del i världens samhälle idag.

Så, varför sker ingenting? Människan kanske inte gillar förändringar, men även så spelar ju åldern roll. E-fakturor innebär att man måste hanteras med datorer. Gamla personer förstår inte hur datorer fungerar, men det det finns givetvis en sällsynt skara yngre personer som inte har någon datorvana heller. Det är förmodligen på grund att just detta som övergången bromsas in, men vi är idag helt klart på rätt väg.

Fortsätt läsa på wordpressbloggen ekonomiavdelningen.