Elektronisk fakturahantering

Något som säkert ligger i alla företags intresse är att effektivisera arbetet och spara både tid och pengar. Det finns många sätt att gå tillväga, men att investera i ett system för elektronisk fakturahantering är garanterat en metod som kommer att spara in många timmar och kronor för företaget. Idag finns det många olika programvaror och system på marknaden, så både stora som små företag kan säkert hitta en passande lösning för att göra sin fakturahantering mer smidig och effektiv.

Vad är elektronisk fakturahantering?

Elektronisk fakturahantering är ett arbetsflöde som hjälper till att hantera och ta emot inkommande fakturor – både elektroniska fakturor och traditionella pappersfakturor. När det gäller pappersfakturor använder man sig ofta av OCR, det vill säga optisk teckenigenkänning, för att snabbt och automatiskt kunna fånga informationen på fakturorna och extrahera och tolka den till digital information. Detta gör man genom att skanna fakturan och skapa en digital bild som sedan tolkas och omvandlas till digital information med hjälp av OCR-systemet. Den digitala informationen kan sedan registreras och lagras på rätt ställe i företagets dataregister.

Vilka är fördelarna med elektronisk fakturahantering?

Den största fördelen med elektronisk fakturahantering är att man sparar mycket tid. Att hantera och registrera fakturor manuellt tar nämligen lång tid och kräver även en stor personalstyrka om man har många inkommande fakturor. Även risken för att en faktura ska försvinna eller bli bortglömd på någons bord eller registreras fel vid manuell inmatning av tecknen är stor, men då allting sker automatiskt får man genast en mycket bättre kontroll över fakturaflödet.

Här är några fördelar listade:

Tillgänglighet

Eftersom fakturan inte längre är bunden till någon särskild postadress spelar det ingen roll var man befinner sig, man kan alltså ha full kontroll över sina räkningar och betala dem i tid även under semestern, så länge man har tillgång till internet.

Säkert

Det händer att pappersfakturor kommer bort på posten ibland, men denna risk är obefintlig då det gäller e-fakturor. Eftersom all information på e-fakturan är automatiskt förhandsifylld minskar detta även risken för mänskliga fel.

Billigt

Att betala med e-faktura kostar ingenting, och man betalar alltså till exempel ingen faktureringsavgift.

Miljövänligt

Fakturor i elektronisk form innebär att färre träd måste huggas ner, och även skadliga avgaser och utsläpp orsakade av transporter minskar.

Skulle man vilja få tag på någon gammal faktura vid ett senare skede är det även lätt att hitta äldre fakturor eftersom alla fakturor registreras elektroniskt i företagets datasystem.

Mer information: http://se.readsoft.com