Så här väljer du videokonferenssystem

Videokonferenser är något som används allt oftare som ett substitut till riktiga, fysiska konferenser. Genom en videokonferens kan man delta i ett möte oavsett var i världen man befinner sig. Man behöver med andra ord inte längre flyga i 20 timmar för att delta i ett möte med företagets samarbetspartner i Sydamerika, utan man kan hålla mötet på sin egen arbetsplats i Göteborg och ändå hinna hämta barnen på dagis några timmar senare. Ändå är det precis som vid en vanlig konferens. Man kan se och höra varandra i realtid, och med de bästa systemen och i rätt miljö kan det till och med kännas som om alla deltagare sitter vid samma bord, så verklighetstroget är det.

Hyra en videokonferens

Bra videokonferenssystem kan vara ganska dyra, och det kan kännas som en onödig investering för företaget om systemet ändå inte kommer att användas så ofta. Men kanske har man ändå behov att genomföra en videokonferens med sina samarbetspartners eller kunder på andra orter någon gång då och då. Istället för att göra långa och slitsamma affärsresor kan det då vara ett bra och billigt alternativ att hyra en videokonferens.

Hur fungerar det?

När man hyr en videokonferens får man tillgång till både ett videokonferensrum och all fast utrustning som behövs för att göra en videokonferens. Ofta hyr man en videokonferens för en timme, men är det frågan om ett längre möte går även det lätt att arrangera. Man behöver inte heller bekymra sig för den tekniska delen då man hyr en videokonferens eftersom kommunikationerna blir förtestade och systemen uppkopplade redan innan mötet sätter igång. Det är med andra ord både lätt och bekvämt, och kostar inte heller särskilt mycket!

Att hålla en videokonferens har blivit mycket populärt både bland stora och små företag. Möjligheterna är många och det går att spara både tid och pengar på videokonferenser. Man behöver inte längre resa till andra sidan jordklotet för att diskutera den nya marknadsföringsplanen med chefen på kontoret i Sydney, utan det räcker att man ordnar en videokonferens. Genom en videokonferens kan man både se och höra varandra utmärkt, precis som om man skulle sitta vid samma mötesbord trots att man i verkligheten kanske befinner sig tusentals mil ifrån varandra.

Olika slags videokonferenssystem

Det finns många olika sorters videokonferenssystem. De allra enklaste systemen kan användas även av privatpersoner och kräver inte mycket mer än en vanlig persondator med inbyggd kamera, mikrofon och högtalare. Den här typen av system är dock inte att rekommendera om man håller möten på en professionell nivå. Om man håller många möten med flera personer och i grupp så lönar det sig att investera i ett gruppanvändarsystem med en stor skärm och flera kameror.

Kvalitet

Både ljud- och bildkvalitet på videokonferenssystem har utvecklats till det bättre tack vare ny teknologi. Eftersom ljudkvaliteten är otroligt viktig, speciellt vid längre möten, bör man prioritera bra högtalare och mikrofoner. Det betyder såklart inte att man ska välja ett system med dålig bildupplösning, men ljudet är ofta ännu viktigare än bilden.

Tillbehör

Det går att få videokonferenssystem med många olika funktioner och tillbehör. Fundera därför på vilka funktioner som är nödvändiga för just ditt företag och som behövs för att genomföra lyckade konferenser.

Miljön viktig

Minst lika viktigt som själva systemet är även miljön där videokonferensen hålls. Konferensutrymmet ska helst inte vara belamrat med en massa saker utan med en enfärgad och harmonisk bakgrund blir det enklare att koncentrera sig på konferensdeltagarna och vad de har att säga.

Läs gärna mer om nyttan av konferenssystem på ditt företag.